Redaktionsplan erstellen

Redaktionsplan / Aktionskalender erstellen

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Die Tücke an Weihnachten ist ja, dass es jedes Jahr wieder völlig aus dem Nichts kommt! Konnte ja keiner ahnen.. Und so müssen plötzlich hektisch noch eine Feier organisiert und Einladungen geschrieben werden. Unnötiger Stress für alle Beteiligten.

 

Um Frust zu vermeiden, verlässliche Zuständigkeiten und Fristen aufzustellen, steht am Beginn einer strukturierten Öffentlichkeitsarbeit stets die Planung. Welche Termine und Themen sind im aktuellen/kommenden Jahr wichtig? Steht ein (Gruppen-)Jubiläum an? Gibt es Infotage, Viertelfeste, Aktionstage, etc. die für deine Gruppe von Bedeutung sind? 

Welche Daten dabei für EURE Gruppe von Belang sind, ist eine individuelle Entscheidung und hängt sowohl von der Erkrankung / dem Thema ab, als auch davon, wie groß eure Gruppe ist. Die Auflistung s.u. soll dir als Gedankenstütze und Inspiration einen ersten Start ermöglichen. Klar ist nicht jeder Punkt für jede Gruppe relevant. Und sicherlich fallen dir noch Ergänzungen speziell für deine Gruppe ein! Und natürlich ist es auch möglich, dass ihr ein individuelles Jahres-Kernthema (z.B. „Sucht im Alter“, „Angehörige im Fokus“, etc.) festlegt, das ihr im Laufe des Jahres mit unterschiedlichen Beiträgen und Veranstaltungsangeboten befüllt. Eurer Kreativität sind da keine Grenzen gesetzt!

Schritt 1: Themen & Termine finden

Saisonales

  • Weihnachten
  • Silvester / Neujahr
  • Ostern
  • Karneval / Fasching
  • Ferientermine / Urlaubszeit
  • Aktionstage (z.B. Tage seelischer Gesundheit, Welt-AIDS-Tag, etc.)

Veranstaltungen extern

  • Selbsthilfetage
  • Messen (Produktionszeiten für Ausstattung wie Theken / Rollups etc. beachten)
  • Ehemaligentage in Kliniken
  • Stadtfeste / Viertelfeste
  • Seminare / Weiterbildungen

Veranstaltungen intern

  • Gruppenjubiläen
  • Mitgliederjubiläen
  • Gruppenausflüge
  • Weihnachtsfeier
  • Vorstandssitzungen
  • Mitgliederversammlung
  • Seminare / Weiterbildungen
  • Gruppenvorstellungen (z.B. in Kliniken etc.)

Printmaterialien

  • Flyer, Poster, ....
  • Mitgliederzeitung
  • Einladungsschreiben
  • Gruppenregeln / Willkommensmappe
  • Visitenkarten

Digitales & Social Media

  • E-Mail Newsletter
  • Teaser (d.h. "Aufmacherbilder" z.B. für Facebook)
  • Artikel für Social Media
  • Websitepflege / -weiterentwicklung

Pressearbeit / Anzeigen

  • Pressemeldungen schreiben
  • Sonderbeilagen, in denen sich ggf. Anzeigen lohnen?
  • Redaktionsschluss / Anzeigenschluss beachten!

Tipp: Gedenk- und Aktionstage als Aufhänger nutzen

So ziemlich jede Krankheit und Gegebenheit hat inzwischen einen eigenen Gedenk- oder Aktionstag. Solche Tage sind ein super Aufhänger für Artikel und Beiträge, die euer Anliegen mit aktuellem Bezug in die Öffentlichkeit rücken! 

Beispiele für Aktionstage mit Krankheitsbezug:

  • Tag der Seltenen Erkrankungen
  • Weltnierentag
  • Welt-Astma-Tag
  • Tag für Gesundheit am Arbeitsplatz
  • Welt-MS-Tag
  • Sehbehindertentag
  • Anti-Drogen-Tag
  • Prostata-Tag
  • Weltherztag
  • Welttag des Stotterns
  • Tag des alkoholgeschädigten Kindes

Beispiele für Aktionstage zum Schmunzeln:

  • Weltknuddeltag
  • Weltkatzentag
  • Weltjogginghosentag
  • Tag des Toilettenpapiers
  • Rothaarigentag
  • Welt-Kuss-Tag
  • Anti-Diät-Tag

Schritt 2: Kalender / Übersicht erstellen

Ok, die Termine stehen? Dann geht es ans Aufsetzen des Redaktionsplans. Hierzu kannst du unterschiedliche Hilfsmittel nutzen: Exceltabelle oder kostenlose Online-Tools wie Asana oder Trello. Hierbei handelt es sich um Projektplanungsprogramme, die browserbasiert von mehreren Teammitgliedern gleichzeitig genutzt und ergänzt werden können. So kann man Helfern ganz einfach Aufgaben zuweisen und den Projektstatus für alle Beteiligten transparent sichtbar machen.

Tipp: Termine immer mit etwas Zeit-Puffer planen, falls mal sich mal etwas verzögert oder jemand krank wird!

Excel / Open Office

Der Klassiker für jeden Anfänger. Eine einfache Tabelle mit Terminen, Vorlauffristen, Thema / Aufgabe und Zuständigkeiten ist schnell erstellt.

Pro:

  • kostenlos (Open Office ist die lizenzfreie Alternative zu Microsoft Office)
  • einfache Bedienbarkeit
  • liegt auf eigenem Speicher (Datenschutz)

Contra:

  • keine gleichzeitige Bearbeitung durch mehrerer Nutzer
  • mobile Nutzung / Bearbeitung nicht komfortabel

Google Docs, Tabellen & Co.

Praktische browserbasierte Office Programme. Achtung Datenschutz: keine Empfehlung für personenbezogene Daten, da Google nunmal eine Datenkrake ist und die Server weltweit stehen!

Pro:

  • kostenlos (nur Google Konto Registrierung nötig)
  • einfache Bedienbarkeit
  • gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Benutzer
  • Rechtemanagement, d.h. man kann bestimmen wer welche Dateien sehen / bearbeiten darf

Contra:

  • Datenschutz fraglich daher nicht für personenbezogene Daten geeignet

Tutorials:

Asana

Praktische browserbasiertes Projektplanungstool mit vielen hilfreichen Funktionen. Etwas Technikverständnis sollte vorhanden sein, aber wenn man sich erstmal eingefunden hat, will man´s nicht mehr missen. Achtung Datenschutz: keine Empfehlung für personenbezogene Daten, da die Server in den USA stehen.

Pro:

  • kostenlos (bis 15 Anwender)
  • einfache Bedienbarkeit, Onlineaffinität von Vorteil
  • gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Benutzer
  • Rechtemanagement, d.h. man kann bestimmen wer welche Dateien sehen / bearbeiten darf
  • als App für iOs und Android verfügbar
  • Erinnerungsfunktion

Contra:

  • Datenschutz fraglich daher nicht für personenbezogene Daten geeignet (Server stehen in den USA)

Tutorial:

Trello

Ähnlich wie Asana ein praktisches browserbasiertes Projektplanungstool mit vielen hilfreichen Funktionen. Etwas Technikverständnis sollte vorhanden sein, aber wenn man sich erstmal eingefunden hat, will man´s nicht mehr missen. Achtung Datenschutz: keine Empfehlung für personenbezogene Daten, da die Server in den USA stehen!

Pro:

  • kostenlos (mehr Funktionen in der Business-Version)
  • einfache Bedienbarkeit, Onlineaffinität von Vorteil
  • gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Benutzer
  • Rechtemanagement, d.h. man kann bestimmen wer welche Dateien sehen / bearbeiten darf
  • als App für iOs und Android verfügbar
  • Erinnerungsfunktion
  • Rabatt für Non-Profit-Organisationen möglich

Contra:

  • Datenschutz fraglich daher nicht für personenbezogene Daten geeignet (Server stehen in den USA)

Schritt 3: Zuständigkeiten zuweisen

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Besprecht die anfallenden Aufgaben gemeinsam in eurer Gruppe. Wer was macht kann nach individuellen Vorlieben und Fähigkeiten festgelegt werden. Dies sollte jedoch weitestgehend ein demokratischer Prozess bleiben, da als Zwangsaufgaben empfundene ToDos sonst ggf. mit Arbeitsverweigerung / Ausreden boykottiert werden.

Schritt 4: Alles im Timing?

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Einer muss den Überblick behalten! Werden Fristen und Zusagen eingehalten? Frühzeitig nachhaken, Ergebnisse einfordern und den Projektstatus aktuell halten. 

Schritt 5: Erfolgskontrolle / Auswertung

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Wie hat´s geklappt? Hat die Zusammenarbeit gut funktioniert oder was kann man nächstes Mal besser machen? War die Veranstaltung gut besucht? Hat sich der ganze Aufwand gelohnt? Niemand ist perfekt. Ein Rückblick auf die vergangenen Aktionen ermöglicht einen Lerneffekt für kommende Events.

Schritt 6: Frühzeitig das kommende Jahr planen!

Sonst ist plötzlich schon wieder Weihnachten…. 😉

Wie sagte schon ein Zigarre rauchender TV-Charakter:

"Ich liebe es, wenn ein Plan funktioniert..."

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